Eine Stelle bleibt acht Wochen unbesetzt. Was kostet das Unternehmen? Die Antwort ist meist komplexer als das Gehalt, das in dieser Zeit nicht gezahlt wird. Verspätete Aufträge, zusätzliche Belastung für das Team und ein erhöhter Recruitingaufwand können erhebliche wirtschaftliche Folgen haben. Wer Vakanzkosten realistisch berechnet, trifft bessere Entscheidungen bei der Personalbeschaffung.
Was sind Vakanzkosten?
Vakanzkosten sind die wirtschaftlichen Nachteile, die entstehen, weil eine benötigte Position vorübergehend nicht besetzt ist. Sie sind nicht mit dem Bruttogehalt der fehlenden Person gleichzusetzen. Entscheidend ist, was dem Unternehmen durch die Nichtbesetzung tatsächlich entgeht oder zusätzlich entsteht.
Typische Kosten- und Wirkungstreiber sind:
- Entgangener Deckungsbeitrag: Aufträge können nicht oder nur verspätet bearbeitet werden, soweit die Leistung nicht nachgeholt werden kann.
- Zusätzliche Überstunden und Vertretungskosten: Bestehende Mitarbeiter übernehmen Aufgaben, externe Kapazitäten werden eingesetzt oder Zuschläge fallen an.
- Organisations- und Führungskosten: Führungskräfte koordinieren Übergangslösungen, priorisieren um und investieren zusätzliche Zeit.
- Folgekosten: Lieferverzögerungen, Qualitätsprobleme oder Kundenabwanderung können hinzukommen – sofern sie sich plausibel auf die Vakanz zurückführen lassen.
Vakanzkosten berechnen: So gehen Unternehmen vor
Eine praxistaugliche vereinfachte Formel lautet:
Vakanzkosten = tatsächlich entgangener Deckungsbeitrag + zusätzliche Vertretungs- und Organisationskosten + nachweisbare Folgekosten.
Wichtig ist eine saubere Abgrenzung: Wird ein Auftrag durch bezahlte Überstunden vollständig und ohne Margenverlust erledigt, sollte man nicht zusätzlich den vollen Deckungsbeitrag als Verlust ansetzen. Ebenso sind eingesparte Personalkosten und eingesparte variable Kosten zu berücksichtigen. Reguläre Recruitingkosten sind gesondert zu betrachten, wenn sie auch bei rechtzeitiger Besetzung entstanden wären.
Beispielrechnung: Eine Stelle bleibt zwei Monate unbesetzt
Ein mittelständisches Unternehmen benötigt eine zusätzliche qualifizierte Fachkraft. Wegen der Vakanz können bestimmte Aufträge nicht angenommen oder abgearbeitet werden. Für das rein illustrative Rechenbeispiel nehmen wir folgende Werte an:
| Position | Angenommener Betrag |
|---|---|
| Entgangener Deckungsbeitrag pro Monat nach berücksichtigten Ersparnissen | 12.000 € |
| Dauer der Vakanz | 2 Monate |
| Entgangener Deckungsbeitrag insgesamt | 24.000 € |
| Zusätzliche Vertretungs- und Überstundenkosten (nicht im Deckungsbeitrag enthalten) | 3.500 € |
| Zusätzlicher Koordinationsaufwand (bewertet und nicht anderweitig erfasst) | 1.500 € |
| Geschätzte Vakanzkosten im Beispiel | 29.000 € |
Ergebnis: Unter diesen Annahmen verursacht die zweimonatige Vakanz geschätzte Kosten von 29.000 €. Das ist keine allgemeingültige Kennzahl: In einer anderen Funktion können die Kosten deutlich niedriger, höher oder schwer messbar sein.
Warum die Kosten häufig unterschätzt werden
Viele Unternehmen sehen vor allem das eingesparte Gehalt. Weniger sichtbar sind dagegen die Auswirkungen auf Prozesse und Kapazitäten. Wenn ein Sachbearbeiter fehlt, verlängern sich möglicherweise Bearbeitungszeiten. Fehlt eine technische Fachkraft, können Projekte ins Stocken geraten. Im Vertrieb kann eine unbesetzte Rolle bedeuten, dass weniger qualifizierte Kundenkontakte bearbeitet werden.
Allerdings führt nicht jede offene Stelle automatisch zu einem messbaren Umsatzverlust. Die entscheidende Frage lautet: Welche Leistung wäre mit besetzter Position zusätzlich erbracht worden – und welcher wirtschaftliche Beitrag wäre daraus entstanden?
Fünf Maßnahmen, mit denen Unternehmen Vakanzzeiten reduzieren können
- Anforderungen priorisieren: Unverzichtbare Qualifikationen von wünschenswerten Kenntnissen trennen.
- Entscheidungswege verkürzen: Zuständigkeiten, Interviewtermine und Freigaben vor Beginn der Suche festlegen.
- Suchkanäle kombinieren: Nicht ausschließlich auf eingehende Bewerbungen warten, sondern geeignete Kandidaten aktiv identifizieren.
- Bewerber schnell und verbindlich begleiten: Rückmeldungen sowie nächste Schritte zeitnah kommunizieren.
- Zusätzliche Recruitingkapazität nutzen: Wenn intern Ressourcen fehlen, kann eine externe Unterstützung die Suche strukturieren und beschleunigen.
Wann lohnt sich externe Recruitingunterstützung?
Eine externe Unterstützung kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn eine offene Position dringend benötigt wird, intern Kapazitäten für die Suche fehlen oder mehrere Suchprofile gleichzeitig zu betreuen sind. Maßgeblich ist nicht nur der Preis des Recruitings, sondern das Verhältnis aus Gesamtkosten, erwarteter Besetzungsdauer und Qualität der Kandidatenauswahl.
Bei iSK unterstützen wir Unternehmen sowohl mit Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung als auch mit unserem Recruiting Partner zum Festpreis. Welches Modell passt, hängt von der gesuchten Position, der gewünschten Beschäftigungsform und dem tatsächlichen Bedarf ab. Eine verkürzte Vakanz lässt sich dabei nicht garantieren; ein strukturierter Suchprozess verbessert jedoch die Voraussetzungen für eine zügige Entscheidung.
Fazit: Nicht nur die Recruitingkosten vergleichen
Die wirtschaftlich relevante Frage lautet nicht allein: „Was kostet die Personalbeschaffung?“ Sondern auch: „Was kostet es, wenn wir die Position später besetzen?“ Unternehmen, die beide Größen realistisch bewerten, können Budget und Geschwindigkeit ihrer Personalsuche besser aufeinander abstimmen.
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